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剛踏入職場、人脈還待拓展的上班族,最常問:“在論壇活動中,新認識的長輩(知名人物)很親切,想表達感謝之意并進一步請教,該如何做比較得體?”“若是可能,想邀請這些長輩成為微信好友,怎么做比較恰當?”

對此,我的建議如下:

活動結束后,及時向長輩表達感謝之忱,這是禮節及善念,值得肯定。寫謝函只要真心實意,訊息量適度,都屬允當。要留意的是,若當時是由特定人(如主辦人或是同事好友)介紹才獲得的交誼機緣,宜記得向介紹人致謝。得以認識行業里的前輩大腕,固然是個人際遇,但這些成功人士可能會在意你是否能夠抱持這份感情,這常是雙方建立關系的首要關注點。若是還想后續再約見請教,不妨等對方回信后再提;提議見面最好提供二至三個時間選擇,擬好一個會面的話題,再提出邀約。提議見面的一方,應該支付相關餐費或茶資。若是對方久久未予回復,可以過一段時間后擇機再追蹤。畢竟,在簡短的見面中,除非自己的表現讓人印象深刻,否則在酒會論壇的場合,很難期待對方立刻記住你。我自己的方法是,以后與長輩再次見面時,找合適機會說明過往曾有相會,通常雙方很快就會有老友相見的歡喜。

除此,考慮對方的身份與隱私,除非話題投機或是對方有意愿,否則不建議太過積極地要求加入對方個人網絡社群好友。很多身份名望崇高者,對擇友頗為謹慎。若是代表自己服務的機構得見這位長者,莽撞地要求成為對方私人好友,未必妥適,而且可能會產生意料外的結果。我就很少將初識者立即添加到我的私人社群。

在網絡社交平臺加人為好友,要注意先寄私訊自我介紹,再請對方同意;直接加對方是不禮貌的行為。經常收到不認識的人加我為社群好友,有些是好友的朋友,有些像是學生,甚至有些是學生的家長親戚。我并非想得罪人或不禮貌,但實在難以把未謀面的人列為“好友”。既然日常生活中選朋友都有各自觀點,網絡上應無例外,我的社群好友都是真正見過面或是相互通過信的人,如此安排是確保我得以自在地于平臺園地上抒發意見或分享智識。

網絡時代的商務溝通以電子郵件形式最為普遍,建議大家注意其基本規則。最重要的態度是將電子郵件當作正式的紙本書信,謹慎對待,力求格式、結構的專業性,維系你在職場的專業形象。

稱呼對方時應使用正式職稱或頭銜,不宜輕率直呼其名。回復信件除了要及時(不宜無故拖延),也要注意副本的使用習慣。一般情況下,信中提到的人,原則上都應副本抄送對方,這是商務上避免不知情的被提及者有所誤解的方式。除此,電子郵件既是溝通的手段之一,若郵件往來數次還沒有解決問題,最好立即以電話或是會面方式繼續溝通,以確保工作效率。

大家都希望自己的交往圈能維系一定的質量,那么時時保持禮節、展現素養就不可輕忽。

我接著談談溝通上還需關注的兩個框架:“詞匯選擇”與“句型結構”。語言,是我們進行溝通的主要工具。我們每個人都是以心、念建構自己所認知的現實,透過語言賦予它意義,再與他人分享認知。善于用語言溝通的人,在職場中較能游走自如,在生活上也是如此。

語言是由“詞匯”與“句型結構”交織而成。每個人說話時的詞匯選擇、句型結構,隨時都在調整,透過不斷地練習與改正,形塑成自己表達的風格。我們想起一個人說話的情境,是依據這個人常用的詞匯和句型結構所串接的整體印象。另外,肢體語言也是讓人容易記憶的部分,所以口頭語言與肢體語言都是一個人整體溝通形象的展現。

詞匯的選擇可以體現一個人駕馭語言的能力高低,所以善用“字眼”很重要。在“字眼”的選用上,妥善與否會影響溝通的氣氛。好的詞匯或是字眼,讓人愉悅,容易開放心胸接納你的主張與要求。相反的,不到位的字眼或者模糊的敘述,無法讓人在第一時間理解你的信息,還要花更多時間去校準、解釋。負面的字眼,很容易刺激到對方的認知神經,引發記憶里的負面情緒,而我們的大腦對負面信息也有較敏感的反應。相信大家都有過類似的經驗,我們對他人的不快,有時只是氣不過對方使用的一個字眼,根本忘了一開始是為何事不悅。

大家可以經常練習“辨字眼”。假設你與朋友一起去用餐,等了老半天,菜都沒有上桌,此時你問服務員:“怎么這么久還沒上菜?”如果那位服務員說:“我‘幫’你查查看。”你覺得如何?如果他說:“我立刻去查!”你又覺得如何?其實,為客人查看菜做好沒,是服務員的本分,說“我立刻去查”,會讓人舒服許多。這就是我們在生活中要隨時關注字眼的例子。職場上,確實要很關注詞匯的選擇。我擔任主管時,面對不同部門,總是稱“XX人的這個部門”,不講“你們這個部門”,即使對部屬有新規范發布,也說“我們往后要如何如何”,而避免說“你們應該如何如何”。如此經常關注練習,職場表達能力定能有顯著提升。

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